新入社員の時間管理術はこの３つ

所長や先輩から言われたことを忠実に守って一生懸命の亀田君、こんな新人がいたらさぞかし職場も活気が湧くでしょう。

でも亀田君本人は少々戸惑い気味のようです。それは他人から言われたことをこなすだけで時間がなくなり、もっとやりたいことができないからです。

そんな悩みを解消するのが次の３つのアドバイスです。

アドバイス１　仕事の目的と進め方を質問しよう。
アドバイス２　スキマ時間を有効活用しよう。
アドバイス３　大きな目標を小分けしてみよう。

アドバイス１　仕事の目的と進め方を質問しよう。

　作業を始める前にまずそれは何のために行うのかを理解しておくことが非常に大切です。

　例えば会議の資料づくりを指示された場合、いつまでに提出しなくてはならないのか、何のために使うのかなどを知っておくのと知らないで闇雲に作業を進めるのでは結果がまったく違ってきます。

　社会に出たら仕事の納期を守ることは絶対です。翌日の朝の会議で使う資料であれば今日の午後にはできていないといけません。その納期に合わせて作業の配分をしましょう。

　また仕事の目的を知っておくことも納期の確認と同じくらい大切なことです。

　例えば営業会議用資料の作成を例にとると、営業所全体の売上高の推移がわかればよいのか、商品群別の売上構成比率が必要なのか、一目でわかるようにグラフ化しておいた方がよいのかその必要がないのかなど、使用目的によって必要な情報や見せ方が異なってきます。

　仕事を依頼する上司や先輩は必ずしも「いつまでに何のために」などを詳しく説明することはないかもしれません。

　そんなときは遠慮なく質問しましょう。

　よい仕事をするための質問ですから遠慮することはありません。

　「熱心な新人だな。」と思ってくれること請け合いです。

アドバイス２　スキマ時間を有効活用しよう。
　学生時代は何時間でも自由にできたかもしれませんが社会人になるとそうはいきません。

　朝早く出勤して夜までたっぷり働き、時には遅くまえ残業ということもあるでしょう。

　慣れない仕事で疲れて帰ってきたらまた翌朝早い時間に起きて会社へ。

　こんなルーティンを平日はずっと続けるのでまとまった時間をとるのもままなりません。

　どんな人も一日24時間しかないというのはわかりきったことなのでそのなかでいかに効率よく時間をつかうかということが社会人としての必須のテーマとなります。

　そこで勧めたいのはスキマ時間の活用です。

　自分自身の課題の一つが例えば商品知識の習得だとしましょう。あるいは何かのビジネススキルを学ぶことだとしましょうか。

　会社で過ごす時間の中で、10分程度の空いた時間があればその時間をつかって小さなことでよいので学習をすることです。ひとつの商品について仕様を調べて書き留めるといった作業でも結構です。

　５分あるいは10分の時間でできることは限られますがそれを積み重ねることでいつの間にかその効果はたいへん大きなものになります。

　電車通勤をしている人はその間をつかって情報収集をしてもよいでしょう。この文章を書いている筆者は実は歩いているときが最も頭が冴え、よいアイデアが浮かぶのでそれが私にとって黄金のシンキングタイムだと思っています。

　とにかく自分に合ったスキマ時間の使い方を試行錯誤で見つけることを勧めます。

アドバイス３　大きな目標を小分けしてみよう。
　そしてそのためには大きな目標を小分けして考えることがとても役に立ちます。

　たった５分程度の時間ではそもそもたいしたことはできません。

　５分間で得られる小さな効果を積み上げることが大切なのですが、大きなテーマしか頭にないと、「たった５分間ではこれしかできないじゃないか」とモチベーションが下がり継続は非常に困難となります。

　よほど意志の強い人なら別ですが。

　三日坊主で終わってしまうのを避けるために大きなテーマを小さくし、さらにその小さなテーマを達成するためのたくさんのステップに分けることで「きょうはこのステップまで進んだ」と考えることができる結果、継続することができます。

　継続は力なりと言います。

　また、微差僅差という言葉もあります。小さな差を積み重ねればいつの間にか大きな収穫が得られるというものです。

　ぜひ小さな時間を活用し小さな進歩を積み重ね大きく成長してください。